ویژگی افراد منظم؛ چگونه منظم باشیم؟ - مجله گیلاسفا

خبرنگاران| یکی از فواید منظم بودن کاهش استرس است. عادت به نظم باعث می گردد قادر باشیم شرایط موجود را بهتر رصد کنیم و به کنترل آن بپردازیم؛ برای همین می توانیم آینده را هم راحت تر مورد آنالیز قرار دهیم و در شرایط بحرانی قرار نگیریم. همین موضوع باعث می گردد کمتر دچار استرس شویم.

به گزارش خبرنگاران، برای این که بتوانید نظم را در زندگی خود پیاده کنید باید زمانی را برای این کار در نظر بگیرید. البته احتیاجی نیست نگران باشید، نهایتا یک هفته برای این کار کافی است و بعد از آن می توانید به صورت قابل توجهی منظم تر از قبل باشید و مورد تحسین همگان قرار بگیرید.

در این مطلب، به بعضی از استراتژی های منظم شدن خواهیم پرداخت تا بتوانیم زندگی و کارمان را با وجود نظم، طوری ادامه بدهیم که از توانایی هایمان نهایت استفاده را ببریم.

بهترین روش های منظم شدن

یک استراتژ که بسیاری از افراد منظم از آن استفاده می نمایند کار کردن با دفتر یادداشت است. این دفتر یادداشت گزیده ای از افکار و کار هایی است که می خواهید در طول روز انجام بدهید.

برای مثال، هنگام مکالمه تلفنی با یک همکار یا مشتری، در چنین دفتری یادداشت برداری کنید. اگر مشغول کار هستید و باید به خاطر داشته باشید نکته ای را به رئیس تان بگویید، آن نکته را در دفتر یادداشت ثبت کنید. اگر بعد از ظهر یک جلسه طوفان فکری دارید، ایده هایی که در دفتر یادداشت ثبت نموده اید، به یاری شما می آیند.

مزیت دفتر یادداشت این است که تمام افکار، جزئیات مکالمات و ایده هایتان را یک جا جمع می کنید و زمانی که چیزی را می نویسید، دیگر احتیاج نیست برای به یادآوردن آن، انرژی ذهنی صرف کنید.

بهتر است به هر روز، یک صفحه جدید و تاریخ دار اختصاص بدهید (از یک سررسید بهره ببرید). با این روش، به راحتی می توانید به روز های قبل رجوع کنید و اطلاعاتی را که به دنبال آن هستید، پیدا کنید.

صبح وقتی وارد اتاق کارتان می شوید، پانزده دقیقه نخست را صرف آنالیز کار هایی کنید که باید آن روز انجام بدهید. با فهرست اقدامات بعدی از برنامه عملیاتی خود شروع کنید یا یک فهرست انجام کار های پیش رو تهیه کنید و مهم ترین اولویت هایتان را در رأس فهرست قرار دهید. با این روش، می فهمید چه کار های مهمی را باید در ابتدای روز و چه کار هایی را بعد از ظهر انجام دهید.

حین نظم بخشیدن به زمان تان، دانستن این که کارایی شما در چه زمانی از روز بیشتر است، می تواند در زمان بندی کارهایتان مفید باشد.

میز کار شما اغلب هزاربیشه ای است که روی آن کاغذ های قدیمی، پروژه های آینده، پفراینده هایی که هم اکنون روی آن ها کار می کنید و یک خروار کاغذ وجود دارد که هنوز دور نینداخته اید. با اینکه بعضی از افراد ادعا می نمایند با یک میز شلوغ و بهم ریخته بهتر کار می نمایند، اما این شرایط برای بسیاری از ما ناخوشایند و گیج نماینده است.

اگر می خواهید نظم را تجربه کنید، پس مرتب کردن میز کار یک استراتژی هوشمندانه است. شاید این کار، ابتدا وقت گیر باشد، پس بهتر است آخر روز کاری یا آخر هفته را به این کار اختصاص دهید. مهم است این کار را آهسته انجام دهید، به ویژه اگر میز کار شما به شدت بهم ریخته است!

اول، همه چیز را از روی میزتان بردارید. پفراینده ها، کاغذ ها و گزارش هایی که کارتان با آن ها تمام شده است و هر چیزی را که دیگر به آن احتیاج ندارید؛ دور بیندازید. لوازم اداری رومیزی را باید داخل یک کشو یا قفسه قرار دهید.

اقلام به جامانده احتمالا پوشه ها و کاغذ هایی هستند که هم اکنون به آن ها احتیاج دارید.

این منطقه را به مواردی اختصاص دهید که برای تکمیل پروژه ها به آنها احتیاج دارید. به محض تمام کردن یک کار، این منطقه را از این کار خالی کنید و کار دیگری را وارد آن منطقه کنید.

هر قدر بیشتر از چیزی استفاده می کنید، آن چیز باید به شما نزدیک تر باشد. میزتان را بر اساس کاربری اشیا منظم کنید نه بر اساس ظاهری که به نظر می رسد.

شما چگونه میز کارتان را مرتب می کنید؟ پنج دقیقه آخر هر روز کاری تان را به مرتب کردن میز کارتان اختصاص دهید. با این کار، روز بعد را با یک میز کار مرتب و تمیز شروع خواهید کرد.

ما در عصر فناوری های شگفت انگیز زندگی می کنیم. بیایید از این فناوری ها برای نظم بخشیدن به زندگی مان استفاده کنیم!

بسیاری از افراد در برنامه ریزی زمانی شان از این ابزار یاری می گیرند تا از کارهایشان عقب نمانند.

برای مثال، بسیاری از تقویم های دیجیتالی مانند Outlook و iCal به شما امکان کدگذاری رنگی کار ها را می دهند. شما از رنگ قرمز برای کار های فوری، از رنگ سبز برای فرصت های تمدیدشده و از رنگ آبی برای کار هایی که اولویت پایینی دارند، استفاده می کنید. کدگذاری رنگی یاریی است به شناسایی فوری کار هایی که باید اول از همه به آن ها رسیدگی کنید.

این نرم افزار بسیار مفید است، زیرا می توانید به یاری آن از فرمت های شرطی بهره ببرید که هنگام نزدیک شدن کاری به مهلت آخر آن، به شما هشدار داده می گردد. در نتیجه، با یک نگاه می توانید ببینید چه کارهایی مطابق برنامه پیش می فرایند و چه کارهایی به مهلت آخر نزدیک شده اند. این استراتژی ها به ویژه زمانی مفید است و به کار می آید که با یک گروه کار می کنید و باید از فرایند پیشرفت افراد آگاه باشید.

ترفندهای نظم بخشیدن به کارها

اگر منظم ماندن برای شما سخت است؛ سعی کنید به خودتان قول یک پاداش بدهید. برای مثال، اگر چهار مورد از فهرست انجام کارهای پیش رو را کامل کردید، به خودتان یک فنجان قهوه جایزه بدهید یا ده دقیقه در اینترنت گشت بزنید.

اگر بعضی از کارها را وارد تبلت و گوشی خود کردید و بعضی از کارها را وارد تقویم رومیزی و دفترچه یادداشت خود کردید، پس احتمال فراموش کردن قرار دیدار ها و کارهای مهم وجود دارد.

اگر یک کار یا پروژه احتیاج به پیش زمینه دارد (مثلا خرید شیرینی و قهوه برای جلسه اعضا)، پس برای این کارهای کوچک هم برنامه ریزی کنید. این کار به شما یاری می نماید برای انجام تمام کارها، زمان کافی اختصاص بدهید.

اگر دوست ندارید دفتر کارتان پر از قفسه های بایگانی باشد، پس چرا از اسناد اسکن نگیرید و آنها را در کامپیوترتان ذخیره نکنید؟ اگر منشی شخصی دارید، پس این کار را به او محول کنید. اگر ندارید، سعی کنید هر روز، از بخشی از اسناد اسکن بگیرید و در نهایت، به مرور زمان این پروژه را تکمیل کنید.

از ابزارهایی بهره ببرید که به لحاظ بصری و عاطفی برای شما جذابیت دارند. برای مثال، اگر تصمیم گرفته اید از دفتر یادداشت به صورت روزانه بهره ببرید، پس در خرید آن، ذوق و سلیقه به خرج دهید. وقتی ابزارهای شما به لحاظ بصری جذاب و راحت باشند، شما تمایل بیشتری به استفاده از آنها خواهید داشت.